¿Te imaginas reducir el tiempo y esfuerzo que inviertes en la gestión y aprobación de documentos en tu empresa? Existe una solución que podría transformar la forma en que manejas tu gestión documental, haciéndola más eficiente y segura.
La importancia de una gestión documental eficiente
En el mundo empresarial actual, manejar grandes volúmenes de información es un desafío. Un sistema ineficiente puede generar retrasos, errores y costos innecesarios. Por eso, contar con herramientas que optimicen este proceso es crucial.
PowerApps y SharePoint: la combinación perfecta
Microsoft PowerApps y SharePoint se han convertido en aliados indispensables para muchas empresas. Estas herramientas permiten crear aplicaciones personalizadas que agilizan procesos y mejoran la colaboración entre equipos.
Presentamos nuestra aplicación personalizada
El equipo de Productividad 365 de Intertron IT Business ha desarrollado una aplicación que simplifica el proceso de aprobación de documentos en SharePoint. Esta solución está diseñada para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa.
Dos áreas clave en SharePoint
La aplicación funciona a través de dos ubicaciones en SharePoint:
- Documentos en revisión: aquí se almacenan los archivos que están en proceso de preparación.
- Historial de documentos: al finalizar el proceso de aprobación, los documentos se guardan definitivamente en esta área.
¿Cómo funciona la aplicación?
Paso 1: Subida del documento
El proceso inicia subiendo el archivo a la biblioteca de «Documentos en revisión» en la carpeta correspondiente.
Paso 2: Acceder a la aplicación
Desde la aplicación personalizada, puedes buscar y seleccionar el documento que acabas de subir de manera sencilla e intuitiva.
Paso 3: Solicitar aprobación
Seleccionas el documento y solicitas su aprobación. Indicas quién será el revisor entre los usuarios de Office 365 de tu organización. La aplicación permite asignar roles de manera eficiente.
Paso 4: Notificación al revisor
El revisor recibe un correo electrónico notificándole que hay un documento pendiente de revisión. Este correo incluye un enlace directo al documento y las instrucciones necesarias.
Paso 5: Revisión y aprobación
El revisor accede al documento, lo evalúa y decide si lo aprueba o solicita modificaciones. Este paso es esencial para garantizar la calidad y precisión de la información.
Paso 6: Movimiento automático del documento
Una vez aprobado, el documento se mueve automáticamente al «Historial de documentos». Además, se le agrega un número de versión al nombre del archivo para mantener un registro claro de las actualizaciones.
Beneficios de implementar esta solución
- Eficiencia: automatiza tareas repetitivas y reduce el tiempo de procesamiento.
- Transparencia: mejora la visibilidad del estado de los documentos en todo momento.
- Colaboración: facilita la comunicación y coordinación entre equipos.
- Personalización: adaptamos la aplicación a las necesidades específicas de tu empresa.
Imagina esta solución en tu empresa
Piensa en cómo esta aplicación podría optimizar tus procesos de gestión documental. Al automatizar y simplificar tareas, podrás dedicar más tiempo a actividades estratégicas que impulsen el crecimiento de tu negocio.
El equipo de Productividad 365 a tu servicio
En Intertron IT Business, contamos con un equipo especializado en desarrollar soluciones personalizadas utilizando Microsoft PowerApps y SharePoint. Estamos listos para crear aplicaciones que se ajusten a las necesidades únicas de tu empresa.
Casos de éxito
Varias empresas ya han implementado esta solución y han visto mejoras significativas en sus procesos de aprobación y gestión de documentos.
¿Por qué elegir PowerApps y SharePoint?
Estas herramientas de Microsoft ofrecen flexibilidad y potencia sin necesidad de desarrollos complejos. Su integración con otros servicios de Microsoft facilita su adopción y uso en tu organización.
Contáctanos para más información
Si estás interesado en transformar la forma en que gestionas tus documentos, estamos aquí para ayudarte. Intertron IT Business puede desarrollar una solución a medida que se ajuste a tus necesidades.
Conclusión
La gestión documental es un componente crítico para la eficiencia de cualquier empresa. Con las herramientas adecuadas y el apoyo de expertos, puedes optimizar este proceso y obtener ventajas competitivas significativas.
